Le propriétaire et les administrateurs d’un workspace d’équipe gèrent ses membres dans l’administration, ouverte depuis le menu des workspaces : « Administrer » suivi du nom du workspace, puis les pages « Membres » et « Invitations ».
Les rôles de baseLien vers la section Les rôles de base
Chaque membre a un rôle de base.
| Rôle de base | Ce qu’il permet |
|---|---|
| Propriétaire | Toutes les permissions, y compris supprimer et transférer le workspace, et gérer la facturation. Un seul par workspace. |
| Administrateur | Toutes les permissions, sauf supprimer ou transférer le workspace et gérer la facturation. |
| Membre | Utilise Moon AI dans le workspace et voit sa propre utilisation. |
Seul le propriétaire nomme ou retire un administrateur, et lui seul invite une personne directement comme administrateur.
Une organisation gérée ajoute des rôles qui s’attribuent en plus du rôle de base : « Gestionnaire » (responsable d’un ou plusieurs groupes), « Contact de facturation » et les rôles qu’elle crée. Le nom de certains rôles suit le type d’organisation, par exemple « Enseignant » et « Élève » dans l’enseignement. Voir Groupes, rôles et étiquettes.
Inviter par e-mailLien vers la section Inviter par e-mail
- Administration › « Invitations » › « Inviter ».
- Dans « Adresses e-mail », saisissez une ou plusieurs adresses, séparées par des virgules ou des retours à la ligne (200 au plus).
- Choisissez le « Rôle de base » : « Membre » ou « Administrateur ».
- Dans une organisation gérée, choisissez aussi, si besoin, un rôle, des groupes, une étiquette et une licence, appliqués à l’arrivée.
- Cliquez sur « Inviter ». La fenêtre « Résultat des invitations » indique, pour chaque adresse, si elle a été invitée ou si la personne est déjà membre.
Chaque personne reçoit un lien valable 7 jours. Si aucun e-mail n’a pu partir, la fenêtre l’indique : copiez les liens avec « Copier le lien » et envoyez-les vous-même.
La page « Invitations » liste les invitations « En attente » et celles qui ont « Expiré », avec leur rôle à l’arrivée et la personne qui a invité. Le menu de chaque ligne propose « Renvoyer » (un nouveau lien) et « Révoquer » (le lien ne fonctionne plus).
Le nombre d’invitations par jour est limité pour un workspace sans contrat. Sous contrat, seuls les sièges limitent les invitations.
Accepter une invitationLien vers la section Accepter une invitation
La personne invitée ouvre le lien reçu. La page indique le workspace, qui l’invite et avec quel rôle.
- Connectée : elle clique sur « Rejoindre ».
- Pas encore connectée : « Se connecter pour accepter », ou « Créer un compte pour accepter ».
Une fois membre, elle passe sur le workspace depuis le menu des workspaces.
Importer des membres depuis un fichier CSVLien vers la section Importer des membres depuis un fichier CSV
Pour inviter beaucoup de personnes d’un coup : administration › « Invitations » › « Importer un fichier CSV ».
- Déposez le fichier (2 Mo au plus) ou cliquez sur « Choisir un fichier ». « Télécharger un exemple » donne un modèle.
- Vérifiez les colonnes reconnues (tableau ci-dessous).
- Cliquez sur « Vérifier le fichier ». Le tableau « Ce que ferait chaque ligne » indique les personnes à inviter, celles à mettre à jour, celles déjà présentes et les erreurs. Si le fichier cite des groupes ou des étiquettes qui n’existent pas encore, cochez « Les créer pendant l’import ».
- Cliquez sur « Appliquer l’import ». Un gros import se poursuit en arrière-plan : vous pouvez fermer la fenêtre, la liste des membres est mise à jour à la fin.
| Colonne | En-têtes reconnus (exemples) | Contenu |
|---|---|---|
email, e-mail, courriel, adresse | Obligatoire | |
| Nom | nom, name, nom complet | Nom affiché |
| Groupes | groupes, groupe, groups | Plusieurs groupes séparés par | |
| Étiquettes | étiquettes, labels | clé=valeur, plusieurs séparées par | |
| Rôle | rôle, role | Rôle à l’arrivée |
| Licence | licence, lot | Nom du forfait du lot (organisation gérée) |
Sans ligne d’en-tête, les colonnes sont lues dans l’ordre e-mail, nom, groupes, étiquettes, rôle.
- Si le fichier ne se lit pas, enregistrez-le en « CSV UTF-8 » puis choisissez-le de nouveau.
- Sans contrat, les lignes au-delà de la limite quotidienne d’invitations ne sont pas importées.
- S’il manque des sièges, l’import ne s’applique pas : « Pas assez de sièges pour cet import. Retirez des lignes ou demandez plus de sièges. ».
- Un import interrompu se reprend en important de nouveau le même fichier : les lignes déjà écrites restent.
Codes d’accèsLien vers la section Codes d’accès
Un code d’accès permet de rejoindre le workspace sans e-mail.
- Administration › « Invitations », section « Codes d’accès » › « Nouveau code d’accès ».
- Choisissez le « Rôle de base », le nombre d’« Utilisations » (ou « Aucune limite ») et la durée dans « Valable » : 1 jour, 7 jours, 30 jours, 90 jours ou 1 an.
- Cliquez sur « Créer le code », puis « Copier ».
La liste des codes indique le nombre d’utilisations et la date de fin. Un code se révoque depuis le menu de sa ligne.
Pour rejoindre avec un code : « Réglages » › « Votre workspace » › « Rejoindre avec un code », saisissez le « Code d’accès », puis « Rejoindre ». Le menu des workspaces propose aussi « Rejoindre avec un code ». Ces entrées n’existent pas quand le workspace actif est une organisation gérée : passez d’abord sur votre workspace personnel.
Gérer les membresLien vers la section Gérer les membres
La page « Membres » de l’administration liste les membres avec leur rôle, leur licence, leurs groupes et étiquettes, et leur « Dernière activité ».
- « Rechercher des membres » cherche par nom ou adresse e-mail.
- « Filtres » affine par statut (« Actif », « Suspendu », « Jamais connecté »), rôle, groupe, étiquette ou licence, et trie la liste.
- « Plus » › « Exporter la liste (CSV) » télécharge la liste.
Le menu « Actions » de chaque ligne propose, selon vos permissions :
| Action | Effet |
|---|---|
| « Ouvrir la fiche » | Rôles, groupes et étiquettes, licence, utilisation de la session, de la semaine et du mois, « Règles qui s’appliquent », « Activité récente » et la section « Compte » |
| « Groupes », « Étiquettes » | Ajoute ou retire le membre de groupes, ou lui met des étiquettes (organisation gérée) |
| « Donner ou retirer un rôle » | Rôles en plus du rôle de base (organisation gérée) |
| « Changer la licence » | Choisit son lot de licences (organisation sous contrat) |
| « Suspendre » | La personne ne peut plus utiliser le workspace jusqu’à sa réactivation. Rien n’est supprimé. |
| « Réactiver » | La personne reprend un siège. |
| « Retirer de l’organisation » | La personne perd l’accès au workspace et à son contenu partagé. Ses conversations personnelles restent à elle. |
Le rôle de base se change dans la fiche : « Rôle de base » › « Modifier ». Une suspension ou un retrait prend effet tout de suite.
La section « Compte » de la fiche agit sur les sessions et, pour un compte géré par l’organisation, sur le compte lui-même : voir Comptes des membres.
Agir sur plusieurs membresLien vers la section Agir sur plusieurs membres
- Cochez les membres dans la liste. « Sélectionner les … membres du filtre » étend la sélection à tous les membres qui correspondent aux filtres.
- La barre « Actions sur la sélection » propose « Groupes », « Étiquettes » et « Plus d’actions » : « Donner ou retirer un rôle », « Changer le rôle de base », « Changer la licence », « Suspendre », « Réactiver » et « Retirer de l’organisation ».
Le propriétaire, vous-même et les personnes qui ont plus de droits que vous sont laissés de côté. « Retirer de l’organisation » n’est pas proposé sur tout un filtre : cochez les personnes une à une.
SiègesLien vers la section Sièges
Dans un workspace d’équipe payé par carte, chaque membre occupe un siège.
- Un siège est facturé quand une personne rejoint le workspace, au prorata de la période, sauf si un siège payé est libre.
- Si le paiement du siège échoue, la personne ne peut pas rejoindre tant que le propriétaire n’a pas régularisé le paiement.
- Un siège libéré reste payé jusqu’au renouvellement.
Dans une organisation sous contrat, le nombre de sièges est fixé par le contrat. Quand ils sont tous pris ou réservés par des invitations en attente, Moon AI affiche « Tous les sièges sont pris ou réservés par une invitation en attente. Demandez des sièges en plus pour inviter de nouveau. ». Voir Licences et contrats.
Voir aussiLien vers la section Voir aussi
- Transférer la propriété ou supprimer le workspace
- Comptes des membres
- Membres et Invitations et codes d’accès dans l’API des organisations