Dans une organisation gérée, les groupes rassemblent les membres, les rôles disent ce que chacun peut faire dans l’administration, et les étiquettes décrivent les membres pour construire des groupes et des règles. Ces trois pages de l’administration n’existent que lorsque les fonctions d’organisation sont activées.
GroupesLien vers la section Groupes
Un groupe rassemble des membres par équipe, site, classe ou niveau. Chaque groupe peut avoir ses gestionnaires, ses règles, ses modèles et ses instructions.
Créer un groupeLien vers la section Créer un groupe
- Administration › « Groupes » › « Nouveau groupe ».
- Donnez un « Nom » et, si vous le souhaitez, une « Description ».
- Choisissez comment le groupe se remplit dans « Membres du groupe » : - « Choisis à la main » : vous ajoutez et retirez les membres vous-même, ou par un import ; - « Selon les étiquettes » : les membres dont les étiquettes correspondent à la règle du groupe entrent et sortent d’eux-mêmes.
- Cliquez sur « Créer le groupe ».
Règle d’un groupe dynamiqueLien vers la section Règle d’un groupe dynamique
La règle d’un groupe « Selon les étiquettes » se règle sur sa page, onglet « Membres ».
- « Toutes ces étiquettes » : le membre doit porter chacune des étiquettes listées.
- « Et au moins une de ces étiquettes » : il doit en plus porter l’une d’elles.
Avant d’enregistrer, l’aperçu « Avec la règle modifiée » montre les membres que la règle retiendrait. « Enregistrer la règle » l’applique. Sans condition, le groupe reste vide. Un membre peut aussi être ajouté à la main dans un groupe dynamique : il y reste jusqu’à ce qu’on le retire.
La page d’un groupeLien vers la section La page d’un groupe
La page d’un groupe a quatre onglets.
| Onglet | Contenu |
|---|---|
| « Membres » | Les membres, ajoutés à la main ou « Par la règle », avec « Ajouter des membres » |
| « Règles » | Chaque réglage suit l’organisation, ou est autorisé ou refusé pour les membres du groupe |
| « Modèles » | Les modèles proposés aux membres du groupe |
| « Instructions » | Les « Instructions du groupe », que Moon AI lit après celles de l’organisation |
Dans l’onglet « Membres », le menu de chaque ligne propose « Définir comme » suivi du nom du rôle de responsable (par exemple « Gestionnaire »), pour en faire un gestionnaire du groupe, et « Retirer du groupe ». Seules les personnes qui gèrent les groupes de toute l’organisation nomment ou retirent un gestionnaire.
Les règles d’un groupe ne s’appliquent pas à ses gestionnaires. Les règles sont décrites dans Règles de l’organisation.
Un groupe créé par votre annuaire est marqué « Depuis l’annuaire » : ses membres suivent l’annuaire et il se modifie depuis l’annuaire. Voir Annuaire SCIM.
Supprimer un groupeLien vers la section Supprimer un groupe
Menu de la ligne du groupe › « Supprimer ». Ses membres restent dans l’organisation ; les règles et les instructions du groupe cessent de s’appliquer à eux.
Mes groupesLien vers la section Mes groupes
Un gestionnaire de groupe n’ouvre pas l’administration. Il a « Mes groupes », dans le menu des workspaces, le menu de son compte et « Réglages » › « Votre workspace ».
- La liste montre les groupes dont il est responsable, avec leur nombre de membres et la part de la limite mensuelle utilisée ce mois-ci.
- La page d’un groupe donne ses membres (« Ajouter des membres », « Retirer du groupe » ; les 200 premiers sont affichés), leur « Utilisation ce mois-ci » et les jetons des 30 derniers jours. Il y modifie les « Instructions du groupe » ; les « Règles du groupe » y sont en lecture seule.
Retirer un membre du groupe ne le retire pas de l’organisation. Les règles du groupe se modifient dans l’administration, sur la page du groupe.
RôlesLien vers la section Rôles
Les rôles disent ce que chaque personne peut faire dans l’administration. Ils s’additionnent : une personne a toutes les permissions de ses rôles. Ils portent aussi des règles et des consignes pour leurs titulaires.
Rôles fournisLien vers la section Rôles fournis
| Rôle | Ce qu’il permet |
|---|---|
| Propriétaire | Toutes les permissions, y compris supprimer et transférer l’organisation. |
| Administrateur | Toutes les permissions, sauf supprimer ou transférer l’organisation et gérer la facturation. |
| Gestionnaire (nom selon le type) | Voit et gère les membres, les étiquettes, les instructions et l’utilisation des groupes qu’il gère. |
| Contact de facturation | Voit le contrat, les factures et les licences. |
| Membre (nom selon le type) | Utilise Moon AI et voit sa propre utilisation. |
Le propriétaire, les administrateurs et les membres tiennent ce rôle de leur rôle de base. Les permissions des rôles fournis ne se modifient pas ; leurs règles et leurs consignes, si.
Créer un rôleLien vers la section Créer un rôle
- Administration › « Rôles » › « Nouveau rôle ».
- Donnez un « Nom » et, si vous le souhaitez, une « Description ».
- Cochez les permissions. Pour chacune, choisissez sa portée : « Toute l’organisation », « Groupes qu’il gère » ou « Lui seul », selon ce que la permission accepte.
- Cliquez sur « Créer le rôle ».
Vous ne pouvez pas donner une permission que vous n’avez pas vous-même : « Vous ne pouvez pas donner des permissions que vous n’avez pas vous-même. Retirez-les ou réduisez leur portée. ». Supprimer et transférer l’organisation restent réservés au propriétaire et ne sont jamais donnés par un rôle.
Une personne qui a au moins une permission sur « Toute l’organisation » ouvre l’administration. Un gestionnaire de groupe dont les permissions se limitent aux « Groupes qu’il gère » a « Mes groupes » à la place.
PermissionsLien vers la section Permissions
| Domaine | Permission | Portées possibles |
|---|---|---|
| L’organisation | « Modifier les réglages de l’organisation » | Toute l’organisation |
| « Supprimer l’organisation », « Transférer l’organisation » | Propriétaire seulement | |
| Facturation | « Voir le contrat et les factures », « Gérer la facturation », « Voir les licences des membres », « Gérer les licences des membres » | Toute l’organisation |
| Membres | « Voir les membres », « Inviter des membres », « Suspendre des membres », « Retirer des membres » | Toute l’organisation, groupes qu’il gère |
| « Importer des membres », « Attribuer des rôles aux membres » | Toute l’organisation | |
| Rôles | « Créer et modifier les rôles » | Toute l’organisation |
| Groupes | « Créer des groupes », « Supprimer des groupes », « Définir les règles des groupes » | Toute l’organisation |
| « Gérer les membres des groupes », « Écrire les instructions des groupes » | Toute l’organisation, groupes qu’il gère | |
| Étiquettes | « Créer et modifier les étiquettes » | Toute l’organisation |
| « Mettre des étiquettes aux membres » | Toute l’organisation, groupes qu’il gère | |
| Règles et ressources | « Définir les règles de l’organisation », « Choisir les modèles », « Gérer les connecteurs », « Gérer le stockage », « Gérer la bibliothèque partagée », « Publier dans le catalogue » | Toute l’organisation |
| Utilisation | « Voir l’utilisation » | Toute l’organisation, groupes qu’il gère, lui seul |
| « Exporter l’utilisation » | Toute l’organisation, groupes qu’il gère | |
| Sécurité et conformité | « Gérer la sécurité », « Gérer les clés de l’API d’administration », « Lire le journal d’audit », « Exporter le journal d’audit » | Toute l’organisation |
La page qu’ouvre chaque permission est indiquée dans Navigation.
Attribuer un rôleLien vers la section Attribuer un rôle
- Administration › « Rôles », section « Qui a quel rôle » › « Attribuer un rôle ».
- Choisissez le rôle, puis à qui le donner : « Un membre », « Un groupe » ou « Une étiquette ».
- Cliquez sur « Attribuer le rôle ».
Un rôle donné à un groupe ou à une étiquette s’applique à tous ses membres, actuels et futurs. Un groupe venu de votre annuaire reçoit ses rôles de l’annuaire. Le menu d’une attribution propose « Retirer le rôle ». Un rôle se donne aussi depuis la page « Membres », menu de la ligne › « Donner ou retirer un rôle ».
La page d’un rôleLien vers la section La page d’un rôle
| Onglet | Contenu |
|---|---|
| « Règles » | Chaque réglage suit l’organisation, ou est autorisé ou refusé pour les titulaires du rôle |
| « Permissions » | Les permissions du rôle. Celles d’un rôle créé se modifient sur la page « Rôles ». |
| « Instructions » | Les « Consignes du rôle », lues par Moon AI après celles de l’organisation et avant celles des groupes |
La page liste aussi les membres qui ont reçu le rôle, directement ou par leurs groupes et leurs étiquettes. Supprimer un rôle créé retire aussitôt ses permissions à ceux qui l’avaient.
ÉtiquettesLien vers la section Étiquettes
Une étiquette décrit un membre par une clé et une valeur, par exemple site et Lyon. Les groupes dynamiques et les règles se construisent dessus.
Créer une étiquetteLien vers la section Créer une étiquette
- Administration › « Étiquettes » › « Nouvelle étiquette ».
- Saisissez la « Clé » et la « Valeur », puis choisissez une « Couleur ». « Clés déjà utilisées » propose les clés existantes.
- Dans « Utilisée pour », choisissez : - « Membres », pour décrire des personnes ; - « Sensibilité des ressources partagées », pour marquer des bases de connaissances, des agents et des fichiers partagés, et dire qui peut y accéder.
- Cliquez sur « Créer l’étiquette ».
Mettre ou retirer une étiquetteLien vers la section Mettre ou retirer une étiquette
Le menu de chaque étiquette propose « Mettre à des membres », « Voir les membres », « La retirer de tous les membres », « Modifier » et « Supprimer ». Une étiquette se met aussi depuis la page « Membres » (menu de la ligne › « Étiquettes », ou la sélection de plusieurs membres) et par l’import CSV.
Retirer une étiquette de tous les membres leur laisse leur compte et leurs groupes choisis à la main ; les groupes dynamiques construits sur elle les perdent. Une étiquette utilisée par la règle d’un groupe dynamique ne se supprime pas : changez d’abord cette règle.
Les étiquettes poussées par votre annuaire sont marquées « Depuis l’annuaire ».
Voir aussiLien vers la section Voir aussi
- Règles de l’organisation
- Groupes, Rôles et Étiquettes dans l’API des organisations